La réalisation des actions de formation : des obligations simplifiées

1. La loi du 5 septembre 2018 indique simplement que pour la réalisation des actions concourant au développement des compétences précédemment mentionnées, « une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme qui les dispense, selon des modalités déterminées par décret ».

La règlementation précédente détaillait dans la partie législative du code du travail le contenu de cette convention.

Le contenu de la convention reste précisé par la loi dans le cas d’une convention entre une personne physique et un organisme de formation.

2. Le décret du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation et aux bilans de compétences abroge les précédents articles du code du travail portant sur  la réalisation des actions de formation et ceux  portant sur le déroulement des actions de formation.

3. Le décret du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation et aux modalités de conventionnement des actions de développement des compétences poursuit la simplification en abrogeant les précédents articles du code du travail portant sur le déroulement des actions.

4. Ce précédent décret précise les nouvelles conditions de réalisation d’une action de formation, en distinguant trois situations.

Lorsque les actions concourant au développement des compétences sont financées par un des organismes financeurs, la convention conclue entre l’acheteur et l’organisme qui les dispense doit comporter :

  • « l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action » ;
  • « le prix de l’action et les modalités de règlement ».

Concernant les actions de formation, à l’exclusion des  bilans de compétences, des actions de VAE et des actions de formation par apprentissage, les bons de commandes ou les devis approuvés peuvent tenir lieu de convention « s’ils satisfont à ses prescriptions ou si une de leurs annexes y satisfait ».

Lorsque les actions concourant au développement des compétences sont financées par la Caisse des dépôts et consignation (CDC) et mises en œuvre dans le cadre du compte personnel de formation (CPF), les « conditions générales d’utilisation du service dématérialisé » afférent  tiennent lieu de convention pour le prestataire et pour le titulaire du compte.

(Références : articles L 6353-1, D 6353-1 du code du travail).

Exonération possible de la TVA

Un organisme de formation a la possibilité de demander une exonération de TVA pour ses activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.

Une demande doit être effectuée auprès de la DIRECCTE dont il relève afin qu’elle atteste d’un exercice de son activité conforme à la réglementation (imprimé n° 3511).

(Référence : article 261, 4, 4°a du code général des impôts).

Une obligation de déclaration d’activité par l’organisme de formation qui doit intégrer les formations par apprentissage

Toute action de formation autre que celle organisée par l’entreprise pour ses propres salariés doit être dispensée par un organisme de formation qui a procédé à une déclaration obligatoire d’activité.

1. Les personnes morales de droit privé ou de droit public et les personnes physiques qui réalisent des actions entrant dans le champ de formation professionnelle visées par le code du travail (article L 6313-1) sont assujetties à la déclaration d’activité.

La loi du 5 septembre 2018 évoque des actions et non plus des prestations de formation professionnelle continue, car cette notion intègre, comme précédemment les actions de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE), mais également celles par apprentissage.

Les déclarants recevables peuvent être :

  • l’organisme prestataire qui conclut des conventions ou des contrats de formation professionnelle et qui simultanément réalise effectivement des actions de formation en mettant en œuvre les moyens pédagogiques, techniques et financiers pour atteindre les objectifs assignés à ces actions ;
  • l’organisme prestataire qui conclut des conventions ou des contrats de formation professionnelle et qui ne procède pas directement à la réalisation effective des actions de formation mais a recours à la sous-traitance partielle ou intégrale, les opérations étant conduites sous sa responsabilité contractuelle ;
  • le sous-traitant qui conclut un contrat de prestation avec un organisme de formation pour apporter son concours à la réalisation d’une action de formation, dés lors que ce contrat revêt les mentions prévues par la réglementation.

Cette déclaration doit intervenir dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. Elle permet notamment d’attester que l’organisme exerce son activité conformément à la réglementation.

2. Les prestataires de formation doivent déposer leur déclaration d’activité auprès du préfet de région (DIRECCTE) soit du lieu de leur principal établissement, soit du lieu où est assurée la direction effective, soit du lieu du siège social, soit du domicile de leur représentant pour les organismes dont le siège social est situé à l’étranger.

3. Le dossier de déclaration est déposé (en un exemplaire) au moyen du formulaire Cerfa correspondant, accompagné des pièces justificatives :

  • copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN et bulletin du casier judiciaire du dirigeant ou de la personne physique ;
  • copie de la première convention de formation professionnelle ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établie pour la réalisation de la prestation de formation ;
  • s’il s’agit d’une convention de bilan de compétences, justificatif d’inscription sur la liste mentionnée ;
  • copie du programme de formation prévu par la réglementation ainsi que de la liste des personnes intervenant dans la réalisation de l’action (titres, qualités, liens entre ces éléments et la prestation réalisée, lien contractuel avec l’organisme).

Des pièces complémentaires peuvent, également, être demandées (dans un délai de 10 jours).

4. Dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration, le préfet de région délivre à l’organisme qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité un récépissé comportant un numéro d’enregistrement. Jusqu’à la délivrance de ce récépissé (ou de la notification du refus d’enregistrement), l’organisme est réputé déclaré.

5. L’enregistrement est refusé, par une décision motivée dans ce délai de 30 jours, dans les cas suivants :

  • les prestations prévues à la première convention ne correspondent pas aux actions entrant dans le champ de la formation professionnelle ;
  • les dispositions relatives à la réalisation des actions de formation ne sont pas respectées ;
  • les statuts de l’organisme ne mentionne pas expressément dans leur objet l’activité de formation en apprentissage ; cette exigence correspond à la liberté d’ouverture à l’apprentissage des organismes de formation ;
  • une des pièces justificatives n’est pas produite.

6. La modification de l’un des éléments de la déclaration et la cessation d’activité doivent faire l’objet d’une déclaration rectificative, dans les 30 jours, auprès du préfet de région qui en informe le président du conseil régional.

7. L’annulation de l’enregistrement s’effectue par décision du préfet de région si, au terme d’un contrôle :

  • les prestations réalisées ne correspondent pas aux actions de formation professionnelle ;
  • une des dispositions relative à la réalisation des actions de formation n’est pas respectée ;
  • après mise en demeure, une des dispositions relatives au fonctionnement des organismes de formation ou aux dispositions spécifiques aux organismes de formation d’apprentis n’est pas respectée.

8. A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, l’organisme prestataire fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en leur absence, sur les bons de commande ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut.

(Références : articles L 6313-1, L 6351-1 à L 6351-8, L 6355-1 à L 6355-5, R 6351-1 à R 6351-12, du code du travail).

Obligations à l’égard des stagiaires

1. L’organisme de formation, dans le cadre des dispositions prévues par le code du travail, doit :

  • établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires ;
  • organiser la représentation des stagiaires participant à des actions de formation de plus de 500 heures par des élections prévues à cet effet.

2. En matière d’information, les stagiaires se voient remettre :

  • lors de leur inscription définitive les coordonnées de la personne « chargée des relations avec les stagiaires par l’entité commanditaire de la formation » (entreprises, OPCA, financeurs publics) ;
  • un ensemble de documents : programme et objectifs de la formation, liste des formateurs (avec mention de leurs titres ou qualités), horaires, modalités d’évaluation de la formation, règlement intérieur applicable à la formation.

3. Une attestation de fin de formation doit être délivrée. Elle est remise au stagiaire à l’issue de la formation suivie par les prestataires de formation ainsi que par les employeurs organisant eux-mêmes une formation.
Cette attestation mentionne les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation. Elle a pour objectif de permettre au stagiaire de capitaliser les résultats de ses formations, même pour les actions de courte durée et ne donnant pas lieu à une certification.

(Références : articles L 6352-3, L 6353-1, L 6353-8 et L 6353-9, L 6355-8 et L 6355-9, R 6352-9 à R 6352-15, du code du travail).

Le bilan pédagogique et financier

Les organismes de formation doivent adresser avant le 30 avril de chaque année au préfet de région (service régional de contrôle) un bilan pédagogique et financier de leur activité.

L’absence d’activité de formation apparaissant dans ce bilan ou sa non transmission constituent les deux motifs conduisant à la caducité de la déclaration d’activité.

(Références : articles L 6351-6, L 6352-11, L 6355-15, R 6352-22 à R 6352-24 du code du travail).

Publicité

Le contenu du message publicitaire est laissé à l’appréciation de l’organisme de formation, sous certaines réserves importantes.

1. La publicité ne doit pas faire mention du caractère imputable des coûts de formation générés par l’organisme de formation sur l’obligation au titre de la formation professionnelle continue des entreprises.

2. Si un organisme fait référence à sa déclaration d’activité, cette mention ne peut être effectuée que sous la forme suivante : « Enregistré sous le numéro …Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat. ». L’omission de la seconde partie de la mention est, plus particulièrement, contraire à la réglementation.

3. Les cas de tromperie sont énumérés limitativement et concernent :

  • les conditions d’accès à la formation ;
  • les contenus des formations ;
  • les titres, diplômes ou attestations auxquels donnent droit la formation et l’accès à la qualification ;
  • les modalités de financement de la formation.

4. Deux sanctions son possible en cas de manquement des organismes de formation à leurs obligations en matière de publicité :

  • une publicité non conforme est un délit passible de 4 500 euros d’amende ;
  • les dépenses correspondantes seront rejetées par application de la disposition relative à la conformité des fonds aux dispositions légales régissant leurs activités.

(Références : articles L 6352-12 et L 6352-13, L 6355-16 et L 6355-17, L 6362-5 du code du travail).

La qualité des actions de formation professionnelle

Une nouvelle règlementation pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2021

La loi du 5 septembre 2018 introduit un chapitre du code du travail concernant la « qualité des actions de formation professionnelles », qui ne reprend pas la mention « formation continue » et précise les nouvelles dispositions qui s’appliqueront désormais également aux centres de formation d’apprentis (CFA).

Cette loi  précise que les prestataires de formation professionnelle financés par un opérateur de compétence, une commission paritaire interprofessionnelle, l’Etat, les régions, la Caisse des dépôts et consignation, Pôle emploi ou l’AGEFIPH, doivent être certifiés « sur la base de critères définies par décret en Conseil d’Etat ».

Cette certification sera délivrée par un organisme certificateur accrédité à cet effet ou en cours d’accréditation par :

  • l’instance nationale d’accréditation mentionnée par la loi du 4 août 2008, le Comité français d’accréditation (COFRAC) ;
  • « tout autre organisme signataire d’un accord européen multilatéral pris dans le cadre de la coordination européenne des organismes d’accréditation ».

Elle pourra, également, être  délivrée par « une instance de labellisation reconnue par France compétences » sur la base d’un référentiel national. Ce référentiel doit être déterminé par un décret, après avis de France compétences, qui « fixe les indicateurs d’appréciation des critères mentionnés »  ainsi que « les modalités d’audit associées qui doivent être mises en œuvre ». Il doit notamment prendre en compte «  les spécificités des publics accueillis et des actions dispensées par apprentissage ».

Par ailleurs, la loi stipule que les organismes financeurs « procèdent à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées ».

Pour les organismes de formation autres que les CFA existants, l’entrée en vigueur des nouvelles modalités de certification est fixée au 1er janvier 2021.

Les CFA existants à la date de sa  publication ont «  jusqu’au 31 décembre 2021 pour se mettre en conformité » avec ses dispositions.  La loi  précise que « jusqu’à cette mise en conformité, ils sont autorisés à poursuivre leur activité et sont réputés satisfaire aux obligations résultant » de cette loi qui sont applicables aux CFA, « notamment aux critères de qualité » qu’elle mentionne.

(Références : article L 6316-1, L 6316-2 du code du travail).

Une exigence  de qualité des actions de formation dispensées par les prestataires renforcée par la règlementation précédente

1. La loi du 5 mars 2014 relative à la formation a précise que les OPCA, les FONGECIF, l’Etat, les régions, Pôle emploi doivent s’assurer, lorsqu’ils financent une action de formation professionnelle continue, de la capacité du prestataire de formation à réaliser une formation de qualité sur la base de critères définis par un décret en Conseil d’Etat.

Le décret du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue a fixé les critères sur lesquels se sont appuyés les organismes financeurs afin de s’assurer de la capacité des prestataires à dispenser une formation de qualité :

  • « 1° L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • « 2° L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • « 3° L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • « 4° La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
  • « 5° Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • « 6° La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Les organismes financeurs doivent s’assurer du respect des dispositions relatives au règlement intérieur des organismes de formation, à la définition de l’action de formation et aux obligations de ces organismes vis à vis du stagiaire.

Par ailleurs, ces financeurs mentionnent sur un catalogue de référence mis à disposition du public les prestataires de formation qui remplissent ces conditions :

  • soit à travers leurs procédures internes d’évaluation ;
  • soit en vérifiant que le prestataire bénéficie d’une certification ou d’un label dont les exigences sont conformes aux critères et qui sont inscrits sur une liste (également à disposition du public) établie par le CNEFOP (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle).

Ils doivent également :

  •  veiller à « l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues  » ;
  •  mettre à disposition « des organismes de formation, des entreprises et du public, selon des modalités qu’ils déterminent, des informations relatives aux outils, méthodologies et indicateurs permettant de faciliter l’appréciation de la qualité des formations dispensées ».

Ces dispositions du décret sont entrées en vigueur au 1er janvier 2017.

Les organismes financeurs ont dû prendre en compte  les prestataires de formation qui remplissent ces six critères :

  • soit en vérifiant que le prestataire bénéficie d’une certification ou d’un label inscrits sur une liste établie par le CNEFOP (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle) ; ce conseil a publié cette liste, également à disposition du public ;
  • soit dans le cadre de procédures internes d’évaluation.

2. Certains financeurs (les OPCA, les FONGECIF, l’AGEFICE, le FIFPL) se sont réunis au sein du GIE D2OF afin de créer la base de données Datadock . Elle permet de vérifier la conformité des organismes de formation vis-à-vis des 6 critères qualité définis par la loi.

A cet effet, les financeurs se sont accordés sur 21 indicateurs communs et sur des éléments de preuve que les organismes doivent déposer après leur enregistrement sur Datadock.Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes de formation deviennent « datadockés » par ces financeurs qui peuvent ainsi décider de les intégrer dans leur catalogue de référence. Les organismes qui bénéficient d’une certification reconnue par le CNEFOP suivent une procédure simplifiée sans avoir à fournir les éléments de preuve ni les descriptions liés à ces 21 indicateurs.

Les autres financeurs (les Régions, Pôle emploi, l’AGEFIPH) ont arrêté leurs propres procédures.

(Références, règlementation précédente : articles L 6316-1, R 6316-1 à R 6316-5 du code du travail).

Le contrôle de la formation professionnelle

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale a renforcé les pouvoirs et les sanctions en ce domaine à l’issue des interventions des agents des services régionaux de contrôle des DIRECCTE et des DIECCTE :

  • elle ouvre aux agents en charge du contrôle la possibilité de solliciter l’avis d’autorités publiques ou professionnelles pour les aider à apprécier les moyens financiers, techniques et pédagogiques mis en œuvres pour les formations ;
  • elle adapte les pouvoirs des services de contrôle aux nouvelles dispositions de financement de la formation et aux modalités de mise en œuvre du compte personnel de formation (CPF) par les entreprises ;
  • elle sanctionne les organismes qui dispensent, sous couvert de formation professionnelle continue, des actions qui n’entrent pas dans son champ (dérives sectaires ..) et ne peuvent être financées à ce titre en les considérant comme inexécutées, avec une obligation de remboursement auprès du financeur ou, à défaut, un reversement au Trésor public ; ce contrôle concerne les organismes de formations, ceux intervenant dans les actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) et ceux chargés de réaliser des bilans de compétences.

(Références : articles L 6361-1 à L 6361-3, L 6362-1 à L 6362-7-3 du code du travail).