Contractualisation : convention de formation, bon de commande et facture

1. Les actions de formation professionnelle réalisées par un dispensateur de formation pour le compte d’un employeur dans le cadre de l’exécution du plan de formation doivent faire l’objet de conventions annelles ou pluriannuelles conclues conformément aux dispositions du code du travail.

Cependant :

  • si la conclusion d’une convention de formation professionnelle écrite et signée des parties reste la modalité habituelle de la contractualisation ;
  • les cocontractants, pour des raisons d’urgence ou de répétitivité des achats notamment, peuvent ne pas formaliser leur accord par la signature d’une convention en bonne et due forme ;
  • ils doivent alors s’assurer de la présence des mentions obligatoires prévues par le code du travail sur les bons de commande ou sur les factures permettant d’identifier les actions de formation réalisées ou à réaliser.

Les conventions, les bons de commande ou factures doivent préciser :

  • l’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités du déroulement et de sanction de la formation ;
  • le prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques.

L’absence des mentions permettant d’identifier l’action (ou les actions) se traduit par un rejet de la demande de déclaration d’activité pour l’organisme et par un refus d’imputation au titre des dépenses obligatoires de formation de l’entreprise.
Ces conventions restent, par ailleurs, soumises au droit commun des contrats, en application du code civil.

Lorsqu’il a été procédé à la conclusion d’une convention ou suite à l’acceptation du bon de commande, la prestation doit se conclure par l’émission d’une facture, dans les conditions de droit commun (sans reprises des mentions obligatoires, déjà précisées).

Ces modalités de contractualisation ont des conséquences :

  • pour l’entreprise, sur l’imputabilité des dépenses liées à la réalisation des actions de formation, à travers la prise en compte des versements qu’elle effectue, dès lors que les bons de commandes et factures se substituent dans les conditions requises aux conventions ;
  • lors des contrôles des activités des dispensateurs de formation qui peuvent justifier l’origine des fonds reçus par les bons de commandes accompagnés des factures.

(Références : articles L 6331-21, L 6353-1 et L 6353- 2, R 6331-21, R 6353-1 et R 6353-2 du code du travail).

2. Cependant, des conventions sont toujours exigées pour certaines actions dans les cas suivants.

Les conventions pluriannuelles de formation ne peuvent pas être remplacées par des factures.

La conclusion d’une convention tripartite est imposée pour le bilan de compétences et pour la validation des acquis de l’expérience (VAE), sans possibilité de substitution par un bon de commande ou une facture.

Une convention avec la personne bénéficiant de la formation, signée également par l’acheteur de formation et le dispensateur de formation, est nécessaire dans les conditions suivantes :

  • l’action de formation vise l’obtention d’un diplôme, d’un titre à finalité professionnelle ou d’un certificat de qualification professionnelle (CQP) ;
  • elle a lieu à l’initiative du salarié avec l’accord de son employeur, ce qui la situe dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF) et non dans celui du congé individuel de formation (CIF) ;
  • elle se déroule en dehors du temps de travail, avec l’accord du salarié, ce qui en fait une action pouvant relever du plan de formation ou de la période de professionnalisation.

Il n’est, cependant, pas nécessaire de faire signer une convention particulière au stagiaire (qui n’est pas concerné par les dispositions financières qu’elle contient).

Les contrats de professionnalisations font toujours l’objet de la conclusion d’une convention de formation signée par l’entreprise et l’organisme de formation ou l’établissement d’enseignement.

(Références : articles L 6325-2, L 6331-21, L 6353-2, R 6322-32, R 6353-2, R 6422-11, D 6325-12 du code du travail).

Exonération possible de la TVA

Un organisme de formation a la possibilité de demander une exonération de TVA pour ses activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.

Une demande doit être effectuée auprès de la DIRECCTE dont il relève afin qu’elle atteste d’un exercice de son activité conforme à la réglementation (imprimé n° 3511).

(Référence : article 261, 4, 4°a du code général des impôts).

Obligations à l’égard des stagiaires

1. L’organisme de formation, dans le cadre des dispositions prévues par le code du travail, doit :

  • établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires ;
  • organiser la représentation des stagiaires participant à des actions de formation de plus de 500 heures par des élections prévues à cet effet.

2. En matière d’information, les stagiaires se voient remettre :

  • lors de leur inscription définitive les coordonnées de la personne « chargée des relations avec les stagiaires par l’entité commanditaire de la formation » (entreprises, OPCA, financeurs publics) ;
  • un ensemble de documents : programme et objectifs de la formation, liste des formateurs (avec mention de leurs titres ou qualités), horaires, modalités d’évaluation de la formation, règlement intérieur applicable à la formation.

3. Une attestation de fin de formation doit être délivrée. Elle est remise au stagiaire à l’issue de la formation suivie par les prestataires de formation ainsi que par les employeurs organisant eux-mêmes une formation.
Cette attestation mentionne les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation. Elle a pour objectif de permettre au stagiaire de capitaliser les résultats de ses formations, même pour les actions de courte durée et ne donnant pas lieu à une certification.

(Références : articles L 6331-21, L 6352-3 à L 6352-5, L 6353-1, L 6353-8 et L 6353-9, L 6355-8 et L 6355-9, R 6352-9 à R 6352-15, du code du travail).

Le bilan pédagogique et financier

Les organismes de formation doivent adresser avant le 30 avril de chaque année au préfet de région (service régional de contrôle) un bilan pédagogique et financier de leur activité.

L’absence d’activité de formation apparaissant dans ce bilan ou sa non transmission constituent les deux motifs conduisant à la caducité de la déclaration d’activité.

(Ce bilan et sa notice explicative sont téléchargeables sur le site emploi.gouv.fr)

(Références : articles L 6351-6, L 6352-11, L 6355-15, R 6352-22 à R 6352-24 du code du travail).

Publicité

Le contenu du message publicitaire est laissé à l’appréciation de l’organisme de formation, sous certaines réserves importantes.

1. La publicité ne doit pas faire mention du caractère imputable des coûts de formation générés par l’organisme de formation sur l’obligation au titre de la formation professionnelle continue des entreprises.

2. Si un organisme fait référence à sa déclaration d’activité, cette mention ne peut être effectuée que sous la forme suivante : « Enregistré sous le numéro …Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat. ». L’omission de la seconde partie de la mention est, plus particulièrement, contraire à la réglementation.

3. Les cas de tromperie sont énumérés limitativement et concernent :

  • les conditions d’accès à la formation ;
  • les contenus des formations ;
  • les titres, diplômes ou attestations auxquels donnent droit la formation et l’accès à la qualification ;
  • les modalités de financement de la formation.

4. Deux sanctions son possible en cas de manquement des organismes de formation à leurs obligations en matière de publicité :

  • une publicité non conforme est un délit passible de 4 500 euros d’amende ;
  • les dépenses correspondantes seront rejetées par application de la disposition relative à la conformité des fonds aux dispositions légales régissant leurs activités.

(Références : articles L 6352-12 et L 6352-13, L 6355-16 et L 6355-17, L 6362-5 du code du travail).

Le personnel des organismes de formation

Les organismes de formation de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue doivent en principe appliquer la convention collective nationale du 10 juin 1988 (étendue par un arrêté du 16 mars 1989).

Un renforcement des pouvoirs et des sanctions en matière de contrôle de la formation professionnelle continue

La réforme du financement, depuis la collecte 2016, de l’obligation légale au titre du plan de formation et sa disparition pour les entreprises de 300 salariés et plus s’accompagne, comme dans le cas de l’apprentissage, d’un renforcement du contrôle administratif et financier de l’Etat sur la formation professionnelle continue.

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale renforce les pouvoirs et les sanctions en ce domaine à l’issue des interventions des agents des services régionaux de contrôle des DIRECCTE et des DIECCTE :

  • elle ouvre aux agents en charge du contrôle la possibilité de solliciter l’avis d’autorités publiques ou professionnelles pour les aider à apprécier les moyens financiers, techniques et pédagogiques mis en œuvres pour les formations ;
  • elle adapte les pouvoirs des services de contrôle aux nouvelles dispositions de financement de la formation et aux modalités de mise en œuvre du compte personnel de formation (CPF) par les entreprises ;
  • elle sanctionne les organismes qui dispensent, sous couvert de formation professionnelle continue, des actions qui n’entrent pas dans son champ (dérives sectaires ..) et ne peuvent être financées à ce titre en les considérant comme inexécutées, avec une obligation de remboursement auprès du financeur ou, à défaut, un reversement au Trésor public ; ce contrôle concerne les organismes de formations, ceux intervenant dans les actions destinées à la validation des acquis de l’expérience (VAE) et ceux chargés de réaliser des bilans de compétences.

(Références : articles L 6361-3, L 6362-2 et L 6362-3 du code du travail).

Les conséquences de la mission de contrôle de la qualité des formations par les organismes financeurs 

1. La loi du 5 mars 2014 indique que les OPCA doivent « s’assurer de la qualité des formations dispensées, notamment en luttant contre les dérives thérapeutiques et sectaires». Leur rôle en matière de qualité des formations est ainsi renforcé et consacré comme une mission à part entière. Cette disposition les amène à mettre en place des procédures de référencement des organismes de formations et des actions qui peuvent faire l’objet de leur financement.

(Référence : article L 6332-1-1 4° du code du travail).

2. Cette loi prévoit, plus généralement, que les OPCA, les FONGECIF, l’Etat, les régions, Pôle emploi doivent s’assurer, lorsqu’ils financent une action de formation professionnelle continue, de la capacité du prestataire à réaliser une formation de qualité sur la base de critères définis par décret en Conseil d’Etat.

Le décret du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue  fixe les critères sur lesquels devront s’appuyer les organismes financeurs afin de s’assurer de la capacité des prestataires à dispenser une formation de qualité :

  • « 1° L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • « 2° L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • « 3° L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • « 4° La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
  • « 5° Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • « 6° La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Par ailleurs, « les certifications ou labels dont les exigences sont conformes à ces critères  sont inscrits sur une liste établie par le Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle (CNEFOP) selon des modalités qu’il détermine ». Ce conseil publie cette liste quiest  également mise à disposition du public.

Les organismes financeurs doivent mentionner sur un catalogue de référence mis à disposition du public les prestataires de formation qui remplissent ces conditions :

  • soit dans le cadre de leurs procédures internes d’évaluation ;
  • soit en vérifiant que le prestataire bénéficie d’une certification ou d’un label inscrits sur la  liste établie par le CNEFOP.

Le décret précise également que les organismes financeurs doivent s’assurer du respect des dispositions relatives au règlement intérieur des organismes de formation, à la définition de l’action de formation et aux obligations de ces organismes vis à vis du stagiaire.

Ces dispositions sont entrées en vigueur au 1er janvier 2017.

3. Certains financeurs (les OPCA, les FONGECIF, l’AGEFICE, le FIFPL) se sont réunis au sein du GIE D2OF afin de créer la base de données Datadock . Elle permet de vérifier la conformité des organismes de formation vis-à-vis des 6 critères qualité définis par la loi. A cet effet, les financeurs se sont accordés sur 21 indicateurs communs et sur des éléments de preuve que les organismes doivent déposer après leur enregistrement sur Datadock. Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes de formation deviennent « datadockés » par ces financeurs qui peuvent ainsi décider de les intégrer dans leur catalogue de référence. Les organismes qui bénéficient d’une certification reconnue par le CNEFOP suivent une procédure simplifiée sans avoir à fournir les éléments de preuve ni les descriptions liés à ces  21 indicateurs.

Les autres financeurs (les Régions, Pôle emploi, l’AGEFIPH) arrêtent leurs propres procédures.

(Références : articles L 6316-1, R 6316-1 à R 6316-5 du code du travail).