Une évolution de la réglementation

La loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à  l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires modifie la réglementation en ce domaine.

Le décret du 27 novembre 2014 relatif à l’encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages précise les modalités d’application de cette loi. Ses dispositions sont applicables aux conventions conclues à compter de son entrée en vigueur.

I. Les stages et périodes de formation en milieu professionnel : loi du 10 juillet 2014

Nature des stages et périodes de formation

La loi du 10 juillet 2014 précise que les enseignements scolaires et universitaires peuvent comporter des stages et des périodes de formation en milieu professionnel. Ces dernières ont un caractère obligatoire pour les enseignements qui conduisent à un diplôme technologique ou professionnel.

Tous les stages et périodes de formations son concernés à l’exception de ceux relevant de la formation professionnelle tout au long de la vie et, pour les  élèves de l’enseignement général, des visites d’information organisées par les enseignants et des séquences d’information durant les deux dernières années de la scolarité obligatoire. Ils font l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Ils correspondent à des « périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l’élève acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation ». L’objectif est de lui permettre d’obtenir son diplôme ou sa certification pour favoriser son insertion professionnelle. Dans cette perspective, les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement et « approuvées » par l’organisme d’accueil.

Missions des établissements d’enseignement

La loi du 10 juillet 2014 précise  les missions de l’établissement d’enseignement qui est chargé :

  • en amont, d’appuyer et d’accompagner les élèves ou étudiants dans leur recherche de stages ou de périodes de formation en milieu professionnel, en favorisant un égal accès de ces jeunes ;
  • de définir, en lien avec l’organisme d’accueil et le stagiaire, « les compétences à acquérir ou à développer » durant le stage ou la période et « la manière dont ce temps s’inscrit dans le cursus » ;
  • de désigner un enseignant référent au sein de ses équipes pédagogiques ;
  • de favoriser la mobilité internationale des stagiaires, notamment dans le cadre des programmes de l’Union européenne.

Intégration à un cursus pédagogique

Ces stages ou périodes sont nécessairement intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon des modalités fixées par un décret qui précise également le  « volume pédagogique minimal de formation en établissement » et  les « modalités d’encadrement » par l’établissement d’enseignement et l’organisme d’accueil.

Le décret du 27 novembre 2014 indique ainsi que ces périodes ou stages « sont intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement effectué en présence des élèves ou étudiants est de 200 heures au minimum par année d’enseignement », en excluant « les périodes de formation en milieu professionnel ou les stages ».

Stages et périodes de formation  « interdits »

Aucune convention ne peut être conclue pour :

  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
  • faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’organisme d’accueil ou occuper un emploi saisonnier ;
  • remplacer un salarié ou un agent absent ou dont le contrat de travail est suspendu.

Convention de stage obligatoire

La convention de stage comprend un ensemble de mentions obligatoires fixées par le décret du 27 novembre, en particulier :

  • « l’intitulé complet du cursus ou de la formation » et son « volume horaire » par année ou semestre d’enseignement ;
  •  le nom de l’enseignant référent et le nom du tuteur dans l’organisme d’accueil ;
  • « les compétences à acquérir ou à développer » au cours de la période ou du stage ;
  • « les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de la formation » ;
  • « les dates de début et de fin » du stage ainsi que la durée totale prévue ;
  • « la durée hebdomadaire de présence effective », ainsi que la présence éventuelle la nuit, le dimanche ou certains jours fériés ;
  • « les conditions dans lesquelles l’enseignant référent » de l’établissement « et le tuteur dans l’organisme d’accueil assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire » ;
  • « le montant de la gratification versée au stagiaire  » et ses modalités de versement le cas échéant ;
  • « le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail » ainsi que, le cas échéant, « l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile » ;
  • « les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter » ;
  • « les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage » ;
  • la liste des avantages offerts par l’organisme d’accueil (restaurant d’entreprise, titres restaurant, prise en charge des frais de transport, activités sociales et culturelles…) ;
  • les clauses du règlement intérieur applicables au stagiaire ;
  • les conditions de délivrance de l’attestation de stage.

La convention est élaborée par les établissements d’enseignement « en concertation avec les organismes d’accueil intéressés » et « sur la base d’une convention type définie par les ministres intéressés ».

Elle est signée par l’établissement d’enseignement, l’organisme d’accueil, le stagiaire ou son représentant légal, l’enseignant référent et le tuteur de stage.

Durée maximale des stages et périodes de formation

1. La durée du ou des stages ou périodes de formation effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne doit pas excéder six mois par année d’enseignement.

Le calcul de la durée du stage s’effectue  « en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil ».  « Chaque période égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour, et chaque période égale à au moins 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois ». La durée totale d’au maximum  6 mois au sein d’un organisme correspond ainsi à 924 heures.

2. Des dérogations ont été  prévues par le décret du 27 novembre 2014, mais à titre transitoire, jusqu’au 10 juillet 2016 (deux ans suivant la date de publication de la loi). Elles concernent :

  • les formations préparant à un diplôme conférant le grade de master qui permettent, « dans le cadre d’une interruption volontaire et optionnelle du cursus »  d’exercer des activités en milieu professionnel destinés à acquérir des compétences en cohérence avec les formations d’une durée de plus de six mois ;
  • les formations préparant aux diplômes d’Etat d’assistant du service social, de conseiller en économie sociale familiale, d’éducateur de jeunes enfants, d’éducateur spécialisé, d’éducateur technique spécialisé.

Délai de carence dans l’organisme d’accueil

L’accueil successif de stagiaires, dans une même entreprise, au titre de conventions de stages différentes, pour effectuer des stages sur un même poste, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
Cette disposition ne s’applique pas si le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Enseignant référent et tuteur

L’établissement d’enseignement doit désigner un enseignant référent au sein de ses équipes pédagogiques. Il doit s’assurer du bon déroulement du stage ou de la période de formation et du respect de la convention.

Le décret du 27 novembre 2014 précise que chaque enseignant référent suit 16 stagiaires au maximum.

L’organisme d’accueil doit désigner un tuteur « chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire » et « garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention ». Un accord d’entreprise peut préciser les tâches qui lui sont confiées et les conditions de valorisation de sa fonction. Un tuteur ne peut être désigné s’il est déjà tuteur pour un nombre de conventions « prenant fin au-delà de la semaine civile en cours » supérieur à un nombre fixé par décret.

L’enseignant référent « est tenu de s’assurer auprès du tuteur « à plusieurs reprises » durant le stage ou la période de son bon déroulement et de proposer le cas échéant à l’organisme d’accueil « une redéfinition d’une ou des missions pouvant être accomplies ».

Le décret du 26 octobre 2015 relatif à l’encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d’accueil  limite à 3 le nombre de stagiaires pouvant être encadrés par un même tuteur.

Nombre de stagiaires au sein de l’organisme d’accueil

La loi du 10 juillet 2014 stipule que « le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile dans l’organisme d’accueil ne peut être supérieur à un nombre fixé par décret ». Elle précise que ce nombre tient compte de l’effectif de l’organisme et exclut les périodes de prolongation du stage.

Le décret du 26 octobre 2015 détermine le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par un même organisme :

  • 15 % de l’effectif pour les organismes dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 ;
  • 3 stagiaires, pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.

 Statut dans l’organisme d’accueil et protection du stagiaire

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’organisme d’accueil et n’a pas le statut de salarié.

Cependant, il bénéficie des protections prévues pour les salariés en termes de liberté individuelle et collective, de harcèlement moral et sexuel, ainsi que des congés et autorisations d’absence en cas de grossesse, paternité ou adoption. Il a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurant, ainsi qu’aux activités sociales et culturelles.

Il doit suivre les règles applicables aux salariés de l’organisme. Elles  concernent notamment les durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, la présence de nuit, le repos quotidien, le repos hebdomadaire, les jours fériés. Il est interdit de lui confier des taches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Le stagiaire bénéficie d’une protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles.

La convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences du stagiaire au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage si leur durée est supérieure à deux mois.

Par ailleurs, des informations relatives à chaque stagiaire (nom et prénom, date de début et de fin de période ou de stage, nom et prénom du tuteur, lieu de présence) sont portés sur le registre unique du personnel (ou à défaut tout autre document de suivi des conventions de stage).

Interruption du stage

La loi énumère plusieurs motifs d’interruption : maladie, accident, grossesse, paternité, adoption ou, en accord avec l’établissement, non respect des stipulations de la convention ou rupture de celle-ci à l’initiative de l’organisme d’accueil.

Dans ces différents cas, l’autorité académique concernée ou l’établissement d’enseignement supérieure peut soit valider la période de formation en milieu professionnel ou le stage, même s’il n’a pas atteint la durée prévue au cursus, soit proposer au stagiaire « une modalité alternative de validation de sa formation ». Un report du stage ou de la période, en tout ou partie, reste également possible, avec l’accord des parties à la convention.

Gratification

Le stagiaire bénéficie d’une gratification, qui n’a pas nature de salaire lorsque la durée du stage dans un même organisme d’accueil est supérieure à deux mois (consécutifs ou non) au cours d’une même année scolaire ou universitaire.
A défaut d’un montant supérieur prévu par une convention de branche ou un accord professionnel étendu, cette gratification est  fixée par la loi du 10 juillet 2014 à 15 % du plafond horaire de sécurité sociale. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de ce montant.
Elle est due à compter du premier jour du premier mois du stage ou de la période de formation et versée mensuellement au stagiaire. La loi précise que « son montant minimal forfaitaire n’est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois ».

Le décret du 27 novembre 2014 a porté le montant de la gratification à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale à compter du 1er septembre 2015. L’URSSAF a précisé le montant de cette gratification minimale :  3,60 euros par heure pour les conventions de stage conclues à partir du 1er septembre 2015.

Les administrations, établissements publics ou organismes de droit  public doivent s’en tenir à ce montant. Les établissements et  organismes de droit privé ne sont pas tenus par cette règle.

Par ailleurs, un établissement ou organisme public ou privé peut toujours verser une gratification pour un stage inférieur à deux mois.

La loi  fixe également le principe d’une exonération de cette gratification de l’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC.

Attestation de stage par l’organisme d’accueil

Le décret du 27 novembre précise qu »une attestation de stage est délivrée par l’organisme d’accueil à tout élève ou étudiant ». Elle mentionne « la durée totale effective du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire ».

 A l’issue du stage

Le stagiaire transmet à son établissement un document évaluant la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’entreprise ou de l’organisme. Ce document n’est pris en compte ni pour son évaluation ni pour l’obtention de son diplôme.

En cas d’embauche par l’entreprise d’accueil la durée du stage peut être en partie ou en totalité déduite de la période d’essai.

Stage à l’étranger

La loi du 10 juillet 2014 indique que les stages ou périodes de formation en milieu professionnel peuvent être effectués à l’étranger, afin de favoriser la mobilité internationale. Les dispositions de la convention doivent faire l’objet d’échanges préalables entre l’établissement d’enseignement, le stagiaire et l’organisme d’accueil sur la base de la convention de stage. Une fiche d’information relative à la « réglementation du pays d’accueil sur les droits et devoirs du stagiaire » est annexée à cette convention.

(Références : loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à  l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires ; articles L 124-1 à L 124-20, D 124-1 à D 124-9, D 331-15  du code de l’éducation ; articles L 1221-13, D 1221-23-1, D 1221-25 du code du travail ; articles L 242-4-1,  D 242-2-1 du code de la sécurité sociale ; article 81 bis du code général des impôts).

 

II. Stages en milieu professionnel et taxe d’apprentissage

1. Les entreprises peuvent déduire de leur taxe d’apprentissage des frais relatifs aux stages organisés en milieu professionnel. Cette déduction porte sur la catégorie du hors quota (barème) de la taxe d’apprentissage qui correspond au niveau du diplôme préparé et leur versement s’en trouve diminué d’autant.

2. Cette possibilité de déduction a été maintenue dans la limite d’une fraction définie par voie réglementaire, par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale.

Le décret du 28 août 2014 relatif aux modalités d’affectation des fonds de la taxe d’apprentissage précise que ces stages peuvent donner lieu à exonération dans la limite de 3 % du montant de la taxe d’apprentissage.

Le barème (fixée à 23 % de la taxe) ne comporte plus, depuis  la collecte 2015, que deux catégories :

  • une catégorie A finançant les formations de niveaux V (CAP), IV (Bac) et III (Bac + 2), représentant 65 %  de cette fraction ;
  • une catégorie B finançant les formations de niveaux II (Licence, Bac + 3 et 4) et I (Bac + 5 et au-delà), représentant  35 %  de cette fraction.

Les  forfaits journaliers, qui s’imputent au titre de ces  deux catégories A et B, doivent être fixés par le Ministère de l’éducation nationale. Ils sont de 25 euros pour la catégorie A et de 36 euros pour la catégorie B.

(Références : articles L 6241-8-1 , R 6241-10, R 6241-22, R 6241-23 du code du travail ).

 

III. Les stages en milieu professionnel : réglementation antérieure à la mise en application de la loi du 10 juillet 2014

Nature des stages

1. Le stage en milieu professionnel correspond à une période temporaire de mise en situation qui permet à l’étudiant d’acquérir des compétences professionnelles mettant en œuvre des acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification.
Les missions confiées au stagiaire sont conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement et approuvées par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil. Ces stages peuvent avoir lieu dans le secteur privé ou public.

Les stages en entreprises (ou dans un organisme) ne concernent ni les mineurs de moins de 16 ans en stage ou en séquence d’observation en entreprise, ni les formations en alternance (apprentissage et professionnalisation), ni la formation professionnelle tout au long de la vie. Ils ne font pas l’objet d’un contrat de travail.

Ils concernent les étudiants inscrits dans un établissement dispensant une formation supérieure, diplômante ou non, et sont accomplis à titre obligatoire ou optionnel.

2. Des règles identiques s’appliquent en cas d’accueil par les entreprises, les associations, les entreprises publiques et les établissements publics à caractère industriel et commercial. Des dispositions particulières sont prévues pour les administrations et les établissements publics de l’Etat à caractère non industriel ou commercial.

Conditions

Les stages en milieu professionnel doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaires et remplir deux conditions :

  • la finalité et les modalités de ces stages sont définies dans l’organisation de la formation ;
  • ils font l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à une évaluation par l’établissement.

Si ces deux conditions sont respectées, certaines formations sont également considérées comme intégrées à ce cursus et permettent d’effectuer ces stages ; sont ainsi concernées :

  • les formations permettant une réorientation de l’étudiant ;
  • les formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle ;
  • les périodes pendant lesquelles l’étudiant suspend temporairement sa présence dans l’établissement pour exercer d’autres activités lui permettant exclusivement d’acquérir des compétences en cohérence avec sa formation (sur la base d’un contrat pédagogique complétant la convention de stage).

Des stages interdits

Les stages en milieu professionnel ne peuvent avoir pour objet :

  • d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
  • de faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ou d’occuper un emploi saisonnier ;
  • de remplacer un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail est suspendu.

Une convention de stage en entreprise obligatoire

Les établissements d’enseignement assurant des formations supérieures élaborent en concertation avec les entreprises intéressées une convention de stage sur la base d’une convention type qui est rendue publique en particulier sur leur site Internet.

La convention de stage doit être signée par le stagiaire (et son représentant légal s’il est mineur), le représentant de l’entreprise (ou de l’organisme) et le représentant de l’établissement d’enseignement.

Différentes clauses doivent impérativement figurer dans la convention et concernent :

  • la définition des activités du stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
  • les dates de début et de fin du stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise (et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou un jour férié qui doit lui être indiquée) ;
  • le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ;
  • la liste des avantages offerts, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais engagés pour son stage ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire (y compris la protection accident du travail et l’obligation éventuelle d’une assurance responsabilité civile) ;
  • les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement d’enseignement et l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
  • les conditions de délivrance d’une attestation de stage et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme ;
  • les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
  • les conditions dans les quelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
  • les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicable au stagiaire, lorsqu’il existe.

Durée maximale

La durée du (ou des) stage(s) effectué(s) par un stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement, sauf pour certaines formations en raison de spécificités des professions qui nécessitent une durée supérieure.

Délai de carence dans l’entreprise

L’accueil successif de stagiaires, dans une même entreprise, au titre de conventions de stages différentes, pour effectuer des stages sur un même poste, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
Cette disposition ne s’applique pas si le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Protections du stagiaire

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise ou  l’organisme d’accueil et n’a pas le statut de salarié.

Cependant, il bénéficie d’une protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles, ainsi que des protections prévues dans le cadre de la lutte contre les discriminations et en cas de harcèlement au travail.

Gratification

Le stagiaire bénéficie d’une gratification, qui n’a pas nature de salaire lorsque la durée du stage dans une même entreprise est supérieure à deux mois (consécutifs ou non) au cours d’une même année scolaire ou universitaire.
A défaut d’un montant supérieur prévu par une convention de branche un accord professionnel étendu, cette gratification est fixée à 12,5 % du plafond horaire de sécurité sociale, soit 436,05 euros pour un stage de 35 heures hebdomadaires,. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de ce montant.
Due à compter du premier jour de stage et versée mensuellement, elle est proratisée en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage.

A l’issue du stage

Le stagiaire transmet à son établissement un document évaluant la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’entreprise ou de l’organisme. Ce document n’est pris en compte ni pour son évaluation ni pour l’obtention de son diplôme.

En cas d’embauche par l’entreprise d’accueil la durée du stage peut être en partie ou en totalité déduite de la période d’essai.

(Références :  articles, antérieurs à la loi du  10 juillet 2014, L 612-8 à L 612-14, D 612-48 à D 612-60 du code de l’éducation ; article L 242-4-1 du code de la sécurité sociale).